En 2021, comment l’événementiel se réinvente suite à la crise du COVID ?

Inutile de dire que la crise de la covid-19 a eu un impact désastreux sur le monde de l’événementiel. Spectacles annulés, salles fermées, événements en plein air reportés… le secteur en a vu de toutes les couleurs. Après avoir beaucoup souffert, il tente aujourd’hui de se réinventer, grâce à de nouvelles manières de penser.

Et dans cet article, on vous dit tout des nouvelles tendances de ce monde toujours debout malgré tout 💪

Tout n’est pas perdu.

17 milliards d’euros. Non, ce n’est pas la valeur qu’ont pris les actions d’Elon Musk depuis le début de l’année 2021 mais bien la perte estimée du secteur de l’événementiel pour l’année 2020. Autant dire que ça pique. L’arrivée du confinement au mois de mars dernier a frappé de plein fouet le secteur qui n’avait jamais connu une telle claque. Pour ne pas tendre l’autre joue, les acteurs du milieu ont fait preuve d’inventivité et d’innovation afin de trouver des solutions.

Et le moins que l’on puisse dire c’est qu’ils ont tout donné. Après de nombreux brainstorming (comme nous en avons tous les lundis chez VOC 😉), de nouvelles idées ont émergé. Ainsi, les agences proposent aujourd’hui des événements digitaux pour continuer de rassembler des centaines de personnes tout en respectant les règles de distanciation physique. Si le digital peut à première vue sembler froid et moins convivial, internet a pourtant réchauffé les cœurs un paquet de fois.

Merci qui ? Merci le digital !

Qu’est-ce qu’on ferait sans internet ? Cette question qu’on s’est tous déjà posée des centaines de fois a pris un tout autre sens pendant le confinement de mars. C’est à ce moment-là que nos meilleurs amis sont arrivés. Oui oui, nous parlons bien ici de Zoom, Microsoft Teams et autres Google Meet qui nous ont permis de rester connectés avec le monde tout en étant cloîtré chez soi.

Mais qu’est-ce que cela a changé pour l’organisation d’événements pensez-vous ? Eh bien tout, absolument TOUT. Des plus gros événements, aux plus petits, tout a du se faire sur internet. Et les exemples courent les rues (à l’inverse de nous à cette époque…).

Visite des musées en ligne, cérémonie des Emmy Awards, webinaire ou plus simplement pot de départ, tout s’est fait virtuellement. Et si le digital avait déjà une place dans le monde, son importance s’est décuplée en 2020 et la tendance se confirme en 2021. Pour rappel, entre décembre 2019 et avril 2020, le nombre d’utilisateurs de l’application Zoom est passé de 10 millions à… 300 millions.

Entre 2019 et 2020, le nombre d’utilisateurs de Zoom a augmenté de 290 millions !

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L’événementiel en 2020, un mal pour un bien ?

Pour les organisateurs, les principaux défis de 2020 furent les suppressions d’événements. Ne serait-ce qu’en Ile-de-France, on recensait 432 congrès et 238 salons annulés au 1er octobre 2020, un record. Qui n’a pas eu, sur la dernière année, un événement annulé ou reporté ? En tant que participant, ça fout les boules alors imaginez en tant qu’organisateur. Mais loin de se laisser abattre, les événements ont finalement eu lieu, mais d’une manière différente.

Et pour un événement réussi, les codes n’ont pas vraiment changé. Ils se sont simplement adaptés. Prise de parole en public, animations, show, cocktail dinatoire voir même goodies, tout est fait pour que les invités puissent toujours savourer le plaisir d’une soirée événementielle.

Grâce à des plateaux de télé (personnalisés en fonction du thème de votre événement), des plateformes digitales créées sur mesure, des animations originales (quiz, blind test, escape game…) ou encore des box composées selon les envies (petit déjeuner, déjeuner, cocktail dinatoire) ou outils destinés à la réalisation d’un teambuilding, les participants – même depuis leur canapé – retrouvent les mêmes sensations, ou presque.

Aujourd’hui, les gens ont besoin de se retrouver, mais en sécurité. Et pour cela, internet reste la meilleure solution. Mais quand la situation sanitaire s’améliorera, les organisateurs devront répondre aux nouveaux types de besoins. Cela se traduit par une amplification des mesures de sécurité et de santé, et moins de nombre de public attendu.

Et cela a déjà commencé, comme aux États-Unis où le groupe de rock The Flaming Lips a donné un concert en pleine pandémie. Pour éviter la propagation du virus, chaque participant était enfermé dans une bulle en plastique. Tout seul, à deux ou à trois maximum, les fans ont vécu une expérience qui sera peut-être la réalité des prochains mois.

Réinventer l’événementiel avec les mini-événements

Dans le monde de l’événementiel, la crise du coronavirus a tout changé et tout porte à croire que 2021 va être l’avènement des mini-événements (c’est évident !). On parle de micro-événement lorsque le nombre de clients est limité et qu’ils respectent les restrictions de capacité locales. Les mesures comme la distanciation sociale, le port de masque, la restauration sans contact et tout ce qui touche la sécurité face à la covid-19 s’appliquent également.

Très en vogue, ces petits events ont commencé parce que les lieux étaient limités en capacité d’accueil. Les gens aiment la convivialité et l’intimité. Du côté des organisateurs, on apprécie que ces événements amènent moins de stress. Par exemple, le nombre de mariages en petit comité a explosé en 2020 et cette tendance va fort logiquement se poursuivre en cette année.

Les restrictions liées à la Covid changent tout au long de l’année. Les sites devront réfléchir à la façon dont ils peuvent accueillir des événements en personne qui nécessitent des limites de capacité évolutives. Le plus important étant que les participants se sentent en sécurité et à l’aise. Comment fournir plus d’espace pour permettre la distanciation sociale, faudra-t-il ajouter des places à l’extérieur, tant de questions à se poser.

Comment faire pour que son événement attire du monde ?

Le lieu d’un événement a toujours été essentiel à sa réussite. Une soirée dans une salle des fêtes d’un village sans décor et une soirée sur une plage décorée et aménagée pour l’occasion, ça change tout, non ? Eh bien même si on ne se rend plus sur place, la scénographie de l’événement reste capitale.

Elle permet au participant d’entrer dans l’événement. Elle lui offre une immersion totale lui permettant de s’approprier le réel et surtout de devenir acteur de l’événement. Par exemple, un webinaire effectué dans un salon blanc devant les photos de famille et la bibliothèque de l’interlocuteur fait vite déconnecter de l’évent.

En revanche, une scénographie qui crée de l’ambiance grâce à la déco, à l’éclairage et à la sonorisation, permet de capter et de retenir l’attention. On ne demande pas à l’organisateur de devenir décorateur d’intérieur, mais un petit effort sera forcément un atout dans la qualité et dans le succès de l’événement virtuel. En un mot, il faut que les participants s’émerveillent, vibrent, en un mot kiffent leur événement.

Pour conclure

Le monde de l’événementiel ne s’est pas laissé abattre par la crise. Au contraire, aujourd’hui il s’est parfaitement adapté notamment grâce à internet. L’importance du décor pour un événement virtuel joue aussi beaucoup dans sa réussite. Les événements présentiels eux, voient leur organisation modifiée en fonction de la crise sanitaire. Mais ils restent évidemment les plus appréciés !

Et vous, avez-vous organisé des événements récemment ? Si oui, quelle a été votre expérience ? Nous serons ravis de lire vos retours dans les commentaires. 🙂